ENERGIA SOLAR S.A.S. – POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. GENERAL

C.I ENERGIA SOLAR S.A.S. ES WINDOWS (“Energia Solar”), en cumplimiento de las normas aplicables, en particular los Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”).

La Política aplica a toda la información personal de terceros con los cuales Energia Solar interactúe, incluyendo, pero sin limitarse a: clientes, empleados, proveedores o cualquier otra persona que suministre información a Energia Solar.

Esta Política se encuentra disponible para todos los interesados en la página web de Energia Solar: http://www.energiasolarsa.com/habeas-data/. Cualquier actualización será informada y publicada en dicho sitio web.

2. DEFINICIONES

De acuerdo con la normativa aplicable, se adoptan y aplicarán las siguientes definiciones en el tratamiento de datos personales:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de Privacidad: Documento físico o electrónico generado por el Responsable, puesto a disposición del Titular, mediante el cual se le informa sobre la existencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales aplicable, la forma de acceder a ella y las características del tratamiento que se pretende realizar con sus datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Dato Personal: Toda información que permite identificar o que pueda asociarse a una o más personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
Dato Confidencial: Toda información que, por su naturaleza, es reservada, sensible o relevante para el Titular.
Dato Público: Información clasificada como pública por la Constitución o la ley. Son datos públicos, entre otros, los contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas no sometidas a reserva legal y los relacionados con el estado civil de las personas.
Dato Semiprivado: Información que no tiene naturaleza sensible, reservada ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar tanto al Titular como a un grupo específico de personas o a la sociedad, tales como datos financieros, crediticios o sobre actividad comercial.
Dato Sensible: Información relacionada con la intimidad del Titular, cuya utilización indebida puede generar discriminación, como aquellos datos que revelen el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promuevan los intereses de un partido político o garanticen los derechos de partidos de oposición; así como los relacionados con la salud, la vida sexual, datos biométricos como huellas dactilares, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o palma de la mano.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento conforme a esta Política.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Energia Solar will apply in a comprehensive manner the following guiding principles in the collection, handling, use, processing, storage, and exchange of personal data:

Principio de Legalidad en el Tratamiento de Datos: El tratamiento de datos personales realizado por Energia Solar se regirá por las normas aplicables y exigibles que regulan el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales relacionados.
Principio de Finalidad: El tratamiento de datos personales obedecerá a una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada al Titular.
Principio de Libertad: El tratamiento solo podrá ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de un mandato legal o judicial.
Principio de Veracidad o Calidad: La información objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Queda prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transparencia: En el tratamiento de datos personales se garantizará al Titular el derecho a obtener información sobre sus datos, en cualquier momento y sin restricciones, mediante los canales dispuestos por Energia Solar.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones legales aplicables. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet ni en otros medios de divulgación masiva, a menos que se cuente con medidas técnicas que permitan controlar su acceso y garantizar que solo el Titular o las personas autorizadas puedan conocerlos.
Principio de Seguridad: La información tratada por Energia Solar será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en la administración, gestión y actualización de bases de datos, o que tengan acceso a información no pública almacenada en ellas, están obligadas a garantizar la confidencialidad de dicha información, incluso después de finalizar su relación con las actividades de tratamiento. Solo podrán suministrar o comunicar datos personales en el desarrollo de actividades autorizadas por las normas vigentes que regulan el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales relacionados. Asimismo, toda persona que actualmente trabaje o que sea contratada posteriormente para la administración y gestión de bases de datos deberá incluir en su contrato de trabajo o de prestación de servicios una cláusula que asegure el cumplimiento de esta obligación.

4. Responsable del Tratamiento de Datos Personales

El responsable del tratamiento de datos personales es C.I ENERGIA SOLAR S.A.S. ES WINDOWS, con dirección comercial en Av. Circunvalar, 100 metros de la Vía 40, Las Flores, Barranquilla, Atlántico. Contacto por correo electrónico: [email protected] y teléfono: (+575) 3664600.

5. Autorización del Titular de los Datos

Sin perjuicio de las excepciones previstas en las normas vigentes y aplicables, para el tratamiento de datos se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual debe obtenerse a través de medios que permitan su consulta y verificación posterior. Esto incluye documentos físicos o electrónicos, mensajes de datos o cualquier mecanismo técnico o tecnológico para expresar o obtener el consentimiento.

La aceptación de esta Política de Tratamiento de Datos Personales y el tratamiento de datos personales según los términos aquí establecidos también aplica cuando un candidato a empleo, cliente potencial o proveedor proporciona sus datos a través de cualquier canal o medio establecido por Energia Solar para el correcto desempeño de sus procesos y procedimientos internos.

6. Aviso de Privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento físico o electrónico, u otro formato conocido o por conocerse, mediante el cual el titular de los datos es informado acerca de la existencia de la política de tratamiento de datos personales aplicable, cómo acceder a esta y las características de la política aplicable a los datos personales.

El Aviso de Privacidad incluirá como mínimo la siguiente información:

Datos de identificación, dirección y contacto del responsable.
El tipo de tratamiento al que se someterán los datos y la finalidad de la información.
Los mecanismos generales proporcionados por el responsable para garantizar que el titular conozca la Política de Tratamiento de Datos Personales y los cambios sustanciales que puedan ocurrir.

7. Eventos en los que No se Requiere Autorización Previa

No se requerirá aprobación previa del titular en los siguientes casos:

Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en el ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
En caso de datos de naturaleza pública.
Casos relacionados con emergencias médicas o de salud.
Información cuyo tratamiento haya sido autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
En caso de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. Derechos del Titular de los Datos Personales

Cualquier procedimiento que implique el tratamiento de datos personales de clientes, empleados, proveedores y, en general, de cualquier tercero con el que Energia Solar mantenga relaciones comerciales o laborales, deberá considerar los derechos del titular, que se enumeran a continuación:

Derecho a conocer, actualizar, consultar o rectificar los datos personales en cualquier momento, respecto a información que se considere parcial, inexacta, incompleta, fraccionada y/o engañosa.
Derecho a solicitar en cualquier momento prueba de la autorización otorgada a Energia Solar.
Derecho a ser informado por Energia Solar, cuando lo solicite, sobre el uso que se le ha dado a la información.
Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia para hacer valer sus derechos.
Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de información cuando considere que no se respetan sus derechos constitucionales.
Derecho a acceder de forma gratuita a los datos personales compartidos con Energia Solar, cuya autorización debe ser gestionada por el responsable de los datos.

9. Tratamiento de Datos Sensibles

Energia Solar podrá tratar datos clasificados como sensibles cuando:

El titular haya dado su consentimiento previo para dicho tratamiento, excepto en los casos en que la ley no lo requiera.
El tratamiento sea necesario para proteger los intereses del titular, quien se encuentre física o legalmente incapacitado. En estos casos, los representantes legales deben otorgar la autorización.
El tratamiento se realice durante actividades legítimas con garantías adecuadas por una fundación, ONG, asociación u otra organización sin ánimo de lucro, siempre que estén relacionadas exclusivamente con sus miembros o personas que tengan contacto regular por su propósito. En estos casos, los datos no podrán ser proporcionados a terceros sin autorización del titular.
El tratamiento esté relacionado con información necesaria para el establecimiento, ejercicio o defensa de un derecho en procedimientos judiciales.
El tratamiento tenga fines históricos, estadísticos o científicos.

10. Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes

En el tratamiento de datos personales almacenados en las bases de datos de Energia Solar relacionados con niños y adolescentes, se garantizarán los derechos de los menores.

En cualquier caso, el uso de datos relacionados con menores registrados en las bases de datos de la empresa o eventualmente solicitados deberá estar expresamente autorizado por el representante legal del menor, previa consideración del derecho del menor a ser escuchado. Su opinión será valorada según su madurez, autonomía y capacidad para entender el tema.

Además, Energia Solar ofrecerá a los representantes legales de los menores la posibilidad de ejercer sus derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos protegidos.

11. Transferencia y Acceso de Datos Personales a Terceros

Las bases de datos o archivos no se proporcionarán a terceros, salvo que estén autorizados por el titular de los datos o por ley. En caso de transferir y/o compartir datos personales de clientes, empleados o proveedores con terceros, esto se realizará exclusivamente para fines relacionados con el envío de correspondencia y comunicaciones de Energia Solar.

12. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Energia Solar solo utilizará los datos personales previamente y expresamente autorizados por el titular, de acuerdo con la finalidad del tratamiento de los datos personales y el objeto social de la empresa, respetando los derechos a la privacidad, el buen nombre, la imagen y otros derechos constitucionales.

La información sobre clientes, proveedores y empleados, actuales o pasados, se obtiene y conserva para facilitar, promover, permitir o mantener relaciones laborales, civiles y comerciales. Los fines de las bases de datos dependerán de la persona que proporcione los datos personales, y se le informará expresamente en el momento de solicitar la autorización.

13. Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos del Titular

Los titulares de datos pueden ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y eliminar los datos personales proporcionados a Energia Solar enviando una comunicación, en cualquier momento y de forma gratuita, al correo electrónico: [email protected].

De acuerdo con el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares establecidos en la ley pueden ser ejercidos por:

El titular de los datos, quien debe probar su identidad mediante los medios proporcionados por el responsable.
Sus sucesores, quienes deben probar tal condición.
El representante y/o apoderado debidamente autorizado del titular, previa prueba de la representación o poder.

Las solicitudes enviadas por los titulares deben contener al menos:

Nombre completo del titular.
Información de contacto para notificaciones.
Documentos que prueben la representación o poder, si corresponde.
Descripción clara y precisa de los datos personales sobre los cuales el titular desea ejercer alguno de sus derechos.

14. Consultas

Los titulares de datos, sus sucesores o representantes pueden consultar la información personal almacenada en cualquier base de datos de Energía Solar proporcionando toda la información necesaria para identificar al titular. La solicitud deberá hacerse por escrito, utilizando los medios indicados en esta política, y siempre deberá ser realizada por el titular o su representante.

15. Rectificación o Actualización de Datos

Cuando los titulares de datos, sus sucesores o representantes consideren que la información contenida en una base de datos de Energía Solar debe ser corregida o actualizada, podrán presentar una solicitud a Energia Solar. Esta será procesada bajo las siguientes reglas:

La solicitud deberá dirigirse a Energia Solar a través de los medios establecidos en la Sección 13, con la siguiente información:

Nombre completo del titular.
Información de contacto para notificaciones.
Documentos que prueben la representación o poder, si corresponde.
Descripción de los hechos que justifican la solicitud.
Descripción clara y precisa de los datos personales que el titular desea rectificar o actualizar.
Documentos considerados como evidencia.

16. Supresión o Eliminación de Datos

Los titulares de datos, sus sucesores o representantes pueden solicitar en cualquier momento, y de forma gratuita, la eliminación de los datos personales cuando:

Consideren que los datos no se están tratando de acuerdo con los principios, deberes y obligaciones establecidos en las normas vigentes y en esta política.
Los datos ya no sean necesarios o relevantes para el propósito para el cual fueron recolectados.
Haya expirado el tiempo necesario para cumplir con los fines para los cuales se recopiló la información.

La eliminación implica la eliminación parcial o total de los datos personales según lo solicitado por los titulares, sus sucesores o representantes en los registros, archivos y bases de datos gestionados por Energia Solar.

La solicitud deberá dirigirse a Energia Solar, utilizando los medios establecidos en esta política, y debe contener al menos la siguiente información:

Nombre completo del titular.
Información de contacto para notificaciones.
Documentos que prueben la representación o poder, si corresponde.
Descripción de los hechos que justifican la solicitud.
Descripción clara y precisa de los datos personales que el titular desea eliminar.
Documentos considerados como evidencia.

Sin embargo, es importante considerar que el derecho de supresión de datos no es absoluto, y el responsable puede denegar su ejercicio cuando:

El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice procesos judiciales o administrativos relacionados con obligaciones fiscales, investigación y enjuiciamiento de delitos, o actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger intereses legales del titular o para cumplir con una obligación adquirida legalmente.

17. Revocatoria de la Autorización

Los titulares de datos, sus sucesores o representantes pueden, en cualquier momento y de forma gratuita, revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales, siempre que no lo impida una disposición legal o contractual.

Para ello, el titular podrá revocar su consentimiento mediante los mismos medios a través de los cuales fue otorgado.

Cabe señalar que existen dos tipos de revocación del consentimiento:

La revocación total para todas las finalidades consentidas.
La revocación parcial para ciertos tipos específicos de tratamiento de datos.

18. Deberes del Responsable del Tratamiento de Datos Personales

Energia Solar será directamente responsable del tratamiento y custodia de los datos personales, ya sean recopilados y almacenados directa o indirectamente. No obstante, se reserva el derecho de delegar dicho tratamiento a un tercero, exigiendo a este la implementación de políticas y procedimientos adecuados para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de estos, conforme al Artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

19. Medidas de Seguridad Adoptadas para el Tratamiento de Datos Personales

Energia Solar adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y prevenir su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los datos personales proporcionados por los titulares a Energia Solar mediante cualquier medio serán gestionados de manera confidencial, de acuerdo con las normativas constitucionales, legales y otras regulaciones que rijan la protección de los datos personales.

20. Fecha de Entrada en Vigencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigor a partir del 18 de agosto de 2020 y permanecerá vigente mientras Energia Solar realice su objeto social.